電子簽名-文件工作流程轉

是 IDC 內容策略和未來工作集團副總裁 Holly Muscolino 的客座部落格。 IDC 是一家為 IT、電信和消費技術市場提供市場情報、消費者資料分析和諮詢服務的全球供應商。這篇部落格由 Zoho 贊助。

文件驅動業務。很難想像業務流程不涉及某種類型的文件。從產品需求到銷售建議、行銷資產到採購訂單和操作程序,有無數以文件為中心的業務用例。

然而,手動、紙本流程減慢了業務節奏。即使部分數位化的工作流程被手動步驟中斷,效率也非常低,並且在某些情況下難以完成。在大流行期間,這一點變得非常明顯,當時世界上一半的勞動力突然遠距工作,無法簡單地走到大廳簽署這份重要合約。

也許這就是為什麼 CIO

告訴我們「轉型」這個詞最能反映他們的組織在 2024 年蓬勃發展所需關注的重點(IDC 的 CIO 快速民意調查,2023 年 11 月,n=153)。 「轉型」甚至擊敗了「效率」和「成長」。是的,我們已經談論數位轉型 (DX) 很長一段時間了,但很明顯,DX 是一個持續的旅程,而不是目的地,而文件工作流程的數位轉型是這趟旅程的關鍵部分。

許多組織正處於文件工作流程轉型之旅的早期階段。在美國,三分之一的公司擁有手動和紙質的文檔工作流程,或者只是紙質工作流程的數位版本,但仍然高度手動且效率低下(IDC MaturityScape Benchmark:美國以內容為中心的工作流程2.0 , 2023 年、2023 年 5 月)。這些組織面臨許多挑戰。由於執行重複的手動步驟,員工的工作效率較低,員工體驗也較差,或者他們因查找資訊、內部或外部傳遞文件或簽署這些文件等任務中的困難而感到沮喪。由於交易時間較長、資訊缺失或重複請求,客戶體驗受到影響。手動文件流程更容易出錯,使企業面臨更大的監管和安全相關業務風險。

 

好消息是,組織正在投資技術來轉變文件工作 日本電話號碼 流程,包括內容服務、智慧型文件處理、自動文件產生、電子表格和電子簽名(電子簽名)。事實上,86% 的受訪者告訴我們,他們的組織在過去一年中投資了簽名技術或計劃在未來一年投資(IDC內容服務狀況調查,2023 年 6 月,n=714)。投資包括持續使用費、訂閱費和維護費。

電話號碼

電子簽名技術是提高企業對企

業和企業對消費者以文件為中心的工作流程 日本電話號碼 的效率和體驗的重要元素,這些工作流程需要得到一方或多方的同意。在大流行期間,當需要確保業務連續性時,我們看到簽名技術從「必備」轉變為「關鍵任務」。

電子簽章必須成為端對端數位轉換文件工作流程的組成部分,才能從解決方案中獲得最佳效益。根據 IDC 的北美電子簽名市場調查(2021 年 11 月,n=227),這些好處包括:

我們看到簽章技術與其他關鍵任務應用程式緊密整合和/或作為更廣泛的轉換文件工作流程技術堆疊的一部分提供。與智慧型表單和自動文件產生整合的電子簽名可以促進雙向資料管理。

最近,我們看到了令人興奮的與簽名相關的用例,其中結合了生成人工智慧。 IDC 將生成式 AI (GenAI) 定義為電腦科學的一個分支,涉及無監督和半監督演算法,使電腦能夠使用先前創建的內容(例如文字、音訊、視訊、圖像和程式碼)創建新內容。電子簽章工作流程用例包括:

使文件更容易理解和/或可讀
總結協議或其他文件中最重要的部分
反白顯示文件中的特定關鍵字或短語
標記合約中需要注意的條款
基於人口統計的自動化翻譯
設定續訂提醒或其他活動提醒
啟用生物識別檢查以驗證簽名者的身份
那你要從哪裡開始呢?

首先評估您組織的現有文件工作流程,包括簽名工作流程。認識到簽名必須成為轉變以文件為中心的業務流程的更廣泛策略的一部分。選擇與現有前台和後台應用程式良好整合的技術。

執行評估後,您將需要找到最能滿足您需求的供應商和解決方案。考慮到這一點,IDC 建議仔細考慮提供廣泛、開放的工具平台來轉變文件工作流程的提供者。

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