在建立人事管控体系时，重要的是员工不要感到强大的压力，管理层也不必不断监控任务，每天召开计划会议，越来越主动地沉浸在人事管控的过程中。
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我们告诉你如何控制你的下属，让公司正常运转，而不是监视员工和事无巨细。
为什么要控制员工绩效？
控制工作不仅对管理层有利，员工也能从中获得不明显的好处。下属工作效率越高，结果就越好：按时完成的销售和项目越多，公司的收入就越多。对于团队来说有几个积极的方面：
业务在发展，额外的工作岗位和新的管理职位不断出现→最优秀的员工将得到晋升；
管理层提高工资和发放奖金，以有效奖励最优秀的员工；
出现了各种额外的奖金：在办公室放松的地方或带薪休假的机会。
人事控制对管理的一些好处：
首先，员工不会错过最后期限，客户不会因错过最后期限而离开；
下属会尽心尽力地工作，并有兴趣获得期望的结果；
在对活动进行有效控制的过程中，劳动生产率提高：很容易准确地看到下属工作中存在错误的地方，从而改变工作方法→这将有助于提前了解需要采取哪些措施来避免以后再犯类似的错误；
有了控制系统，管理资源会更容易：正确分配任务和工作时间，以优化团队的工资成本。
人员控制的类型
您可以通过不同的方式控制下属的工作：每天、在某个阶段或按要求的频率检查员工的工作结果。我们讨论最流行的控制类型以及如何控制经理的下属，而无需花费所有时间。
检查结果
如果组织有负责的员工，则这种人员控制方法适用：
他们可以自己分配工作时间并按时完成任务，他们可以解决复杂的问题；
如果他们不明白该做什么，他们会问如何做，老板会帮助他们；
如果他们发现自己没有在截止日期前完成，他们会警告需要更多时间或需要更多信息；
寻找问题的解决方案和避免错误的机会。
当经理知道他可以冷静地为下属设定新任务和期限，然后检查他的结果时，检查结果就会起作用。然后他继续工作，并期望下属报告结果，生意不会受到影响。
如果员工错过最后期限，甚至逾期一天就会给企业带来损失，这样的人事控制是不够的。要管理人员，您需要一个控制系统：工作时间、每日计划和报告的控制。
结果的初步控制
这种方法可以让你把一项任务分成几个阶段，并在每个阶段控制公司员工的工作流程。在这种情况下，管理者就必须成为团队的一部分，花更多的时间来监督下属。但他们肯定会按需要按时完成任务。
例如，要控制销售部门的员工，与客户的合作可以分为以下几个阶段：
商业提案已发送并已收到回复。
合同已发送。
付款已收到，合同已签订。
在每个阶段，经理都会收到下属关于与客户合作的报告。通过这些信息，他了解：合同为何延迟签订、客户有什么要求、员工在谈判上花费了多少时间、在工作流程上花费了多少精力。
追踪下属的工作方式也很容易：他是否知道如何谈判、他对客户的响应速度有多快、他是否知道从哪里开始对话。需要这些信息来分析团队的工作、纠正错误并取得更好的结果。
时间控制
您可以将任务分解为子任务并安排工作。这种类型的人员控制适用于大型项目，其中最重要的是不要错过最后期限，但不适用于创造性任务。
假设您必须发起一项新的广告活动。在这种情况下，我们将业务流程本身分为几个阶段，它们的工作时间表将如下所示：
12.05–12.06 对目标受众进行了研究。
策略已经深思熟虑 – 10.06–19.06。
已准备了 5 个版本的文本 – 20.06–30.06。
已准备好 10 个布局 – 20.06–30.06。
布局已达成一致并获得批准 – 1.07–5.07。
广告设置和启动 – 6.07–8.07。
您应该将每个大任务分解为小子任务，并写下时间表并让您的员工熟悉它。接下来，经理控制下属：他观察这个人如何适应时间并评估他的工作质量。
有时，由于各种原因会出现一些重叠。例如，有人生病或根本没有时间完成任务的情况。经理很快解决了问题：找到替代者——可以委派哪些下属任务或者如何在员工之间分配任务。这就是管理控制系统的构建方式。
通过随机选择的点进行控制
经理自己决定如何控制他的下属：何时检查员工工作的哪个阶段，他是否按时完成任务，他如何执行新任务。您可以分配控制点。里程碑是一个人必须呈现特定结果的特定日期。
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事实上，这种人员控制可能会给团队带来压力，但它有助于让一切都在掌控之中。因此，最好仅在情况极其重要时才以这种方式控制工作：有必要评估是否符合标准和法规，例如在大型企业的生产中。
在这种情况下，管理层突然关注人员管理非常重要，可以检查法规的遵守情况，并避免因人员绩效不佳（例如产品缺陷）而产生风险。在其他情况下，最好选择其他类型的人员控制。
人员控制方式
必须根据下属和公司的特点来选择控制方法。有些组织需要主要召开规划会议，有些组织需要根据 KPI 开展工作，还有一些组织需要在监控活动过程中同时使用这两种方式。
举行规划会议和会议
会议有助于控制员工的工作流程。为此，有必要在周一早上召开会议，讨论即将到来的任务并商定最后期限。周五晚上也会举行会议，经理可以利用会议来检查完成任务的时间表、纠正错误并表扬最优秀的员工。团队对组织工作的反馈在这里也很重要。
在这种情况下，计划会议就必须不要变成员工之间简单的电话交谈，不要占用大部分工作时间。这取决于计划会议的召开方式：持续时间和频率。
Otter.ai 进行了一项研究：“三分之一的会议是不必要的，给公司带来了数百万美元的损失。”研究人员发现，31% 的会议毫无用处，企业在会议上花费了约 25,000 美元。
为了防止这种情况发生，有必要制定会议结构，设定时间安排，并且不要偏离选定的计划会议时间。您还需要制定会议时间表。最好在企业通讯中讨论要点，将计划会议留给战略任务。
使用神秘顾客
这种人事控制方法有助于评估下属的工作质量；它使您能够监控服务和贸易部门的工作效率。神秘顾客将帮助监控员工的工作：评估他们的礼貌程度、是否遵守规定、行为正确程度以及工作速度。不寻常的情况：他们可以指出公司中最好的员工。
使用 KPI
KPI 是关键绩效指标，是为评估员工绩效而设置的指标。假设一名经理每月需要实现 500,000 卢布的销售额。如果他成功了，他会得到一笔不错的奖金，但如果没有成功，他只能得到很少的工资。
这样，经理就不必额外监控员工的工作，因为他们有动 估值500亿元？传奇瑞拟分拆汽车业务上市，冲击IPO之路已历经20年 力去完成 KPI。这种方法还增加了员工之间竞争的因素：每个人都想超越同事。这里有一个困难：你需要找到一个平衡点，以便在团队中建立伙伴关系和良性竞争。
这种控制方法必须谨慎引入，因为有一个规则：你需要设定可实现的KPI。这并不是说它们不好；相反，这些方法是有效的，但对于人事管理来说，KPI不能随意输入，不经过计算。
如果平均一名经理每月的销售额为 100,000 卢布，那么将 KPI 设置为高 5 倍是一个坏主意：员工将无法应对。需要设定一个下属能够实现的目标，同时激励下属去工作。例如，最初每月 120,000 卢布，随着时间的推移，设定一个新水平 – 每月 150,000 卢布，等等。
使用励志板
您可以创建一个虚拟成功板，员工将在一天结束时写下成就，例如达到的 KPI、完成的任务。这是一种非常有效的监督员工的方法，也有助于激励员工。当一个人在某种程度上跟踪他的结果时，这会激励他更加高效地工作。
这也将有助于管理者了解下属的优点和缺点。假设在董事会的帮助下，老板了解了团队的一切：有些任务应该委托给伊万诺夫和彼得罗夫，而另一些任务应该委托给费多罗夫和斯米尔诺夫。因此，可以更有效地在工人之间分配任务。
使用活动追踪器
现在很多公司都在思考如何利用员工绩效跟踪程序来控制下属，但这种方法有几个缺点：
秘密监视是非法的，必须对雇员进行警告并征得其同意的方式进行控制，否则该组织就侵犯了隐私权和通信保密权（俄罗斯联邦刑法第137条和第138条）；
另一方面，监视下属会降低他们的积极性；
此类程序只需安装在工作计算机上，而不是个人计算机上 – 此选项不适合办公室外的员工。
人员监控程序有助于对员工进行视频监控，监控工作安排，并跟踪每一步：员工正在使用哪些程序以及是否正在访问社交网络。
同时，跟踪程序没有考虑员工的部分工作：当一个人在笔记本上写东西或思考解决问题时。因此，实际上，这种控制方法并不是100%有效的。
Kickidler 进行了一项“通过远程员工的眼睛进行计算机监控”的实验：一名下属被安装了一个跟踪活动的程序，并被要求描述他在工作周期间的感受。
以下是员工对工作控制的印象：
他在计算机之外所做的工作开始引起恼怒，因为程序将其视为无所作为。
我想提高我的生产力，就像玩机会游戏一样。
最后一天是最困难的一天。老板在程序中一看到 手机号码id 员工分心，工作进程暂停，就决定给下属打电话或者写信。这使得工作变得非常困难。
在最后一天，经理表现得尽可能专制，以评估员工对其行为的反应。由于持续控制工作，下属感到精疲力尽。这是一个不管理团队的明显例子：团队会因为持续的控制和缺乏安全感而变得烦躁和紧张。
为了控制人员，如果您在企业信使 Compass中建立有效的控制系统，您可以更简单且无需监视地采取行动 ：员工可以在这里报告工作日的开始和任务的完成情况。
建议：如何组织人员控制
对人事管理的主要建议是不要使用完全控制。如果你控制员工的每一步，就会给下属带来压力和干扰；下属会不断地思考控制，而不是工作任务。
如何正确制定工作控制系统，最有效的选择是根据结果评估员工，因为最重要的是所有人员都实现自己的目标。
分配角色和责任范围
为了让团队中的每个人实现他们的目标，您需要控制谁在公司负责什么。否则，例如，销售部门主管将无法处理任务，因为他忙于报告——他还执行分析部门应该执行的功能。您可以使用智能地图分配员工的角色和职责，例如在 Miro 中绘制图表。
开发报告系统
为了控制员工，你需要为每个团队思考并编写一个报告制度，让员工熟悉它，并分配责任人。它应该被用来给混乱的工作流程带来秩序。
每天工作结束时，员工都会发送已完成任务的报告，负责人会将数据传输给高级管理层以监控工作。
例如，在 用于人事管理的企业Messenger中，您可以创建部门聊天并在其中编写报告。您还可以为大型项目创建聊天，以便员工可以在聊天中报告完成的工作。
前往网站
这样，员工就不会像受到员工活动跟踪和监控程序的监控那样感到压力。同时，工作也会按时完成，因为管理者控制着下属。
重要的。教你的下属以“完成”的格式写报告，以便行动在报告中完成。
✔️ 一份报告是为拥有 ROP 的会计师撰写的。
✔️ 已致电 5 位客户。
✔️ 5张CP已发送给合作伙伴。
培训员工提供解决方案
为了简化管理者的工作，值得教导员工独立和负责。例如，下属应该警告问题、错误和差异：
写下截止日期是否被推迟以及出于什么原因，还需要多少时间才能完成任务；
注意到存在风险并预防风险——如果供应商未能交付，则必须与其他合作伙伴建立联系；
尽可能优化成本；
寻找机会、任何工具或培训来提高您的工作质量。
如果员工不具备这样的技能，他们在团队中可以变得更加独立。为此，管理者必须逐步将责任转移给他们，并与他们一起解决错误。
还要在团队中养成以下习惯：如果他们提出问题，让他们提供可能的解决方案。这样，经理将花费更少的时间来解决问题。假设营销人员写信给经理↓
“我们每个月的预算是20万，但是已经用完了，怎么办？
一旦我们的钱用完，我们就停止做广告。
我们可以将预算增加 50,000。
我们可以增加10万的预算”
让员工习惯日常计划
当员工写当天的计划时，可以方便地控制他们。然后团队领导者就知道他们的下属白天在做什么，可以评估他们的生产力并了解他们在任务上花费了多少时间。
在企业通讯工具中 ，您可以在团队聊天中结合规划和报告。然后，每天早上员工都会写下当天的任务清单，每天晚上都会写下他们设法完成的计划任务。这样的控制系统将帮助管理者轻松监控下属的表现。
另外，你需要向下属灌输分析一切事情的习惯。为什么你没能完成所有的行动——计划太多而时间不够，或者有干扰？如何解决这个问题以及可以改进什么？如何变得更有效率？这将帮助专家培养寻找问题解决方案并取得更好结果的能力。
结果
应用本文中的至少一种方法或技巧将改善您的团队流程。规划、报告、引入明确的结果评估标准、定义精确的责任范围——所有这些都使团队内部的沟通变得透明。当系统配置正确时，工作流程本身就会变得舒适和高效。
